แนวทางการจัดทำบทเรียนจากการเรียนรู้หลังการดำเนินงานโครงการ (เรื่องที่ 152)

อาจารย์ จิรพร สุเมธีประสิทธิ์

www.interfinn.com

chirapon.wordpress.com

หลังจากที่กิจการได้ดำเนินโครงการเพื่อการแก้ไขหรือตอบสนองต่อปัญหาและความจำเป็นบางประการแล้ว ผู้ที่เกี่ยวข้องกับการดำเนินโครงการ ตลอดจนผู้ประเมินผลโครงการ และผู้ตรวจสอบภายในควรจะพยายามจัดทำบทเรียนที่ก่อให้เกิดการเรียนรู้เกี่ยวกับการดำเนินโครงการที่จะเป็นประโยชน์ในการตัดสินใจเกี่ยวกับโครงการในอนาคต

ปัญหาและอุปสรรค ตลอดจนข้อจำกัดที่สำคัญในการจัดทำบทเรียนที่ได้เรียนรู้จากการดำเนินโครงการ คือ ผู้ที่ต้องจัดทำบทเรียนขาดทักษะ องค์ความรู้ที่จะใข้ในการจัดทำไม่เพียงพอ

นิยาม

บทเรียนที่เรียนรู้จากการดำเนินโครงการคือ การเรียนรู้ที่เป็นผลพลอยได้จากกระบวนการในการดำเนินงานโครงการใด ๆ ในทางทฤษฎีบทเรียนที่เรียนรู้จากการดำเนินโครงการ จึงมักจะจัดทำเมื่อกิจการได้ปิดตัวโครงการไปแล้วเป็นส่วนใหญ่ หรืออาจจะเรียนรู้ในช่วงที่โครงการใกล้จะเสร็จสิ้นก็ได้ แต่ในทางปฏิบัติการจัดทำบทเรียนที่เรียนรู้จากการดำเนินโครงการจะจัดทำเมื่อใดก็ได้ตลอดอายุของโครงการ

จุดประสงค์

จุดประสงค์หลักของการจัดทำบทเรียนที่เรียนรู้จากการดำเนินโครงการคือ การจัดทำเอกสารที่เป็นบทสรุปอย่างเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อจะใช้เป็นสื่อสารในการแบ่งปันและนำเอาเป็นองค์ความรู้ที่มาจากประสบการณ์การดำเนินโครงการจริง อันจะช่วย

(1)   ส่งเสริมการปรับตัวไปสู่แนวทางที่ก่อให้เกิดผลลัพธ์ตามที่คาดหวัง

(2)   หลีกเลี่ยงกิจกรรม วิธีการที่นำไปสู่ผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์ ตลอดจนผลกระทบทางลบ 

ดังนั้น ในภาคปฏิบัติ บทเรียนที่เรียนรู้จากการดำเนินโครงการ จึงควรจะรวมเอากระบวนการที่จำเป็นที่จะนำไปสู่การระบุ การจัดทำเป็นเอกสาร การให้ความเห็นด้วยความเที่ยงตรง และการนำเสนอเพื่อให้เกิดเป็นบทเรียนที่จะเรียนรู้ให้ครอบคลุมผู้ที่เกี่ยวข้อง และเกิดการแบ่งปันองค์ความรู้เพื่อให้บรรลุวัตถุประสงค์ของการกำหนดให้มีบทเรียนที่เรียนรู้จากการดำเนินโครงการ และนำปสู่การปรับเปลี่ยนพฤติกรรมสู่พฤติกรรมพึงประสงค์ และท้ายที่สุด บทเรียนที่เรียนรู้เป็นส่วนหนึ่งของแผนบริหารความเสี่ยงงานโครงการในอนาคต

คำถามเพื่อนำสู่การสร้างบทเรียน

คำถามที่ 1      บทเรียนโดยทั่วไปเกี่ยวกับการดำเนินโครงการนั้น ๆ คืออะไร

คำถามที่ 2      บทเรียนด้านการบริหารโครงการมีประเด็นใดบ้าง

คำถามที่ 3      บทเรียนด้านการสื่อสารงานโครงการทั้งภายในและภายนอกโครงการมีประเด็นใดบ้าง

คำถามที่ 4      บทเรียนด้านการบริหารงบประมาณโครงการมีประเด็นใดบ้าง

คำถามที่ 5      บทเรียนด้านการจัดซื้อจัดจ้างมีประเด็นใดบ้าง

คำถามที่ 6      บทเรียนด้านการทำงานร่วมกันระหว่างผู้รับผิดชอบโครงการกับผู้บริหารระดับสูงที่มีหน้าที่สนับสนุน (Sponsor) มีอะไรบ้าง

คำถามที่ 7      บทเรียนด้านการทำงานร่วมกันระหว่างผู้รับผิดชอบโครงการกับกลุ่มเป้าหมายและผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย มีประเด็นใดบ้าง

คำถามที่ 8      บทเรียนในประเด็นที่เป็นส่วนที่ดีและพึงประสงค์จากโครงการมีประเด็นใดบ้าง

คำถามที่ 9      บทเรียนในประเด็นที่เป็นส่วนที่ไม่ดีและไม่พึงประสงค์จากโครงการมีประเด็นใดบ้าง

คำถามที่ 10     บทเรียนที่เป็นประเด็นจำเป็นต่อการเปลี่ยนแปลงมีอะไรบ้าง

คำถามที่ 11     บทเรียนด้านทรัพยากร (Input) กระบวนการ (Process) ผลผลิต (Output) และผลลัพธ์/ผลกระทบ (Outcomes/Impact) มีอะไรบ้าง

คำถามที่ 12     บทเรียนด้านประเด็นการยุติ/ระงับโครงการ (ถ้ามี)

ในเอกสารที่เป็นบทเรียนจะแสดงทั้งประสบการณ์ทางบวก เป็นแนวคิดที่ดีที่จะเป็นช่องทางในการพัฒนาและปรับปรุงประสิทธิภาพหรือประหยัดต้นทุนในการดำเนินโครงการ และประสบการณ์ทางลบ เป็นบทเรียนเพื่อเรียนรู้หลังจากที่เกิดผลลัพธ์ที่ไม่พึงประสงค์นั้นแล้วกับโครงการที่ประเมินผลอยู่

ในแต่ละโครงการที่สร้างบทเรียนที่เรียนรู้จากการดำเนินโครงการควรประกอบด้วยองค์ประกอบโดยทั่วไป 3 ประการ ได้แก่

(1)   ข้อมูลเกี่ยวกับโครงการและข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับโครงการเพิ่มเติม

(2)   สถานะที่เป็นบทเรียนเพื่อการเรียนรู้ที่มีความชัดเจน

(3)   บทสรุปพื้นฐานของการเรียนรู้จากบทเรียน

(4)   ประโยชน์ของการใช้บทเรียนและข้อเสนอแนะวิธีการนำประเด็นที่เรียนรู้ไปใช้ในอนาคต

ไม่ว่าจะเป็นช่วงใดของวงจรอายุของโครงการ ผู้ประเมินโครงการสามารถระบุบทเรียนได้ทั้งสิ้น หากพบว่ามีประเด็นที่ควรค่าแก่การเรียนรู้  แต่ถ้าเมื่อใดที่จัดทำบทเรียนหลังจากโครงการเสร็จสิ้นแล้ว มักจะพยายามหาทางระบุบทเรียนเกี่ยวกับความสำเร็จ หรือความล้มเหลวของโครงการ รวมทั้งความคิดเห็นเพื่อการปรับปรุงผลการดำเนินงานของโครงการอื่น ๆ ในอนาคต

ประเด็นที่ผู้ประเมินควรจะคำนึงถึงในการดำเนินงานของโครงการเมื่อเสร็จสิ้น

ประเด็นที่ 1   ผลผลิตที่โครงการได้ส่งมอบบรรลุตามความต้องการความคาดหวัง ตลอดจนเป้าหมายของโครงการหรือไม่

ประเด็นที่ 2   ลูกค้าหรือผู้ใช้บริการมีความพอใจกับผลผลิตสุดท้ายของโครงการหรือไม่ เพราะเหตุใด

ประเด็นที่ 3   โครงการสามารถบริหารต้นทุนโครงการให้อยู่ภายในวงเงินที่ได้รับอนุมัติหรือไม่ เพราะเหตุใด

ประเด็นที่ 4   โครงการสามารถดำเนินงานได้เสร็จสิ้นภายในกรอบเวลาที่กำหนดหรือไม่ เพราะเหตุใด

ประเด็นที่ 5   โครงการสามารถระบุความเสี่ยงและจัดการความเสี่ยงที่สำคัญได้หรือไม่  เพราะเหตุใด

ประเด็นที่ 6   วิธีการและกระบวนการในการบริหารโครงการใช้ได้ผลหรือไม่ เพราะเหตุใด

ประเด็นที่ 7  สิ่งใดที่ควรจะดำเนินการเพื่อปรับปรุงกระบวนการดำเนินโครงการ

ประเด็นที่ 8     ประเด็นใดที่ยังเป็นคอขวดและอุปสรรคสำคัญที่กระทบต่อโครงการ

ประเด็นที่ 9     ประเด็นในด้านแนวทางปฏิบัติใดที่ควรจะนำไปใช้ในโครงการอื่นในอนาคต

ประเด็นที่ 10    ประเด็นใดที่ควรจะเกิดกับโครงการในอนาคตเพื่อสนับสนุนความสำเร็จ

จุดประสงค์สำคัญของบทเรียนที่จะเรียนรู้ด้านการดำเนินโครงการคือ การให้ข้อมูลแก่ผู้ที่อาจจะเป็นผู้รับผิดชอบโครงการในอนาคต ที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิผลและประสิทธิภาพ และเสริมสร้างประสบการณ์ที่ได้มาจากโครงการที่ดำเนินการแล้ว ขณะเดียวกันก็เป็นองค์ความรู้ที่ควรนำไปแลกเปลี่ยนและแบ่งปันกัน เพื่อปรับปรุงกระบวนการทำงาน การปฏิบัติงาน คุณภาพ ความปลอดภัย และต้นทุนที่มีประสิทธิภาพ และช่วยปรับปรุงการตัดสินใจด้านการบริหารให้ดีขึ้นในแต่ละช่วง (phase) ของโครงการ

แนวปฏิบัติที่ดี

ข้อเสนอแนะจากผู้ประเมินที่มีประสบการณ์และได้รับการยอมรับว่าเป็นแนวคิดของแนวปฏิบัติที่ดี (Best Practice) ที่นำสู่การพัฒนาบทเรียนเพื่อการเรียนรู้ที่ดี ได้แก่

(1)   ควรรวมประสบการณ์ทั้งหมดให้ครบถ้วน – บทเรียนเพื่อการเรียนรู้การแสดงประสบการณ์ทั้งทางบวกและทางลบ

(2)   จัดทำอย่างรวดเร็วทันกาล – บทเรียนเพื่อการเรียนรู้จะเป็นข้อมูลป้อนกลับ (feedback) จึงต้องเร่งจัดทำให้รวดเร็วเท่าที่จะทำได้เพื่อป้องกันการลืมเลือน

(3)   จัดเก็บไว้เป็นแฟ้มข้อมูล หรือรูปแบบที่จะใช้เรียนรู้ได้

(4)   ส่งต่อให้ถึงโครงการอื่น ๆ ในอนาคต

(5)   สั่งสมบทเรียน – บทเรียนเพื่อการเรียนรู้ควรถือเป็นข้อมูลเชิงประวัติศาสตร์ของโครงการ และสั่งสมไว้ในองค์กร

(6)   การเผยแพร่ให้ผู้ที่รับผิดชอบโครงการและการบริหารโครงการอย่างทั่วถึง

(7)   ครอบคลุมผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการครบถ้วน – ผู้ที่มีส่วนร่วมในโครงการและผู้ที่มีส่วนได้ส่วนเสีย ผู้ที่เกี่ยวข้องกับโครงการทุกภาคส่วน

(8)   ตั้งเป้าหมายบทเรียน – เพื่อความสำเร็จของโครงการอื่น ๆ ในอนาคต

กิจกรรมที่เกี่ยวข้องในภาคปฏิบัติ

กิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนาบทเรียนเพื่อการเรียนรู้ ได้แก่

(1)   ระบุที่ชัดเจนว่า บทเรียนใดที่มีการเรียนรู้จากโครงการ

(2)   ณ จุดสุดท้ายของโครงการจะต้องมีการจัดบทเรียนทุกครั้ง

(3)   จัดทำบทเรียนที่เรียนรู้เป็นลายลักษณ์อักษร

(4)   สั่งสมเป็นองค์ความรู้ขององค์กร

(5)   จัดเก็บเป็นประวัติของการดำเนินโครงการ