การควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ ดูอย่างไร – เรื่องที่ 286

อาจารย์จิรพร  สุเมธีประสิทธิ์

sumetheeprasit@hotmai.com

การควบคุมภายในเป็นกระบวนการที่ควบคุมวิธีการดำเนินงานของกิจการ กิจการต่าง ๆ จึงใช้การควบคุมภายในเพื่อที่จะทำให้การดำเนินงานเป็นไปตามกฎหมายและปรับปรุงความสามารถในการทำกำไร

เพราะการควบคุมภายในส่งผลต่อบุคลากร ลูกค้า คู่ค้า และผู้ที่เกี่ยวข้องอื่น ๆ   ซึ่งในระยะหลัง ๆ หลายกิจการได้ว่าจ้างที่ปรึกษาภายนอก ผู้เชี่ยวชาญหรือผู้ประเมินภายนอกเข้ามาช่วยสอบทานการควบคุมภายในและให้ความเห็นเพื่อการพัฒนาระบบการควบคุมภายในของกิจการ

การควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพจะให้ความสำคัญกับบทบาท ภารกิจ พันธกิจของกิจการ และการพิจารณาประหยัดต้นทุนของการควบคุมภายในควบคู่กัน

หลักการสำคัญของการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพก็คือ ไม่ได้เป็นเรื่องของ checklist ที่ใช้ในการตรวจสอบว่าการดำเนินการครบถ้วนหรือไม่ซึ่งเป็นการควบคุมภายในในระดับปฏิบัติการ  หากแต่การควบคุมภายในยังเป็นเรื่องของ

ก)     การควบคุมภายในการใช้ดุลยพินิจของผู้บริหารให้เป็นไปอย่างเหมาะสม

ข)     การออกแบบและการใช้ระบบการควบคุมภายในของผู้บริหารในการกำกับการดำเนินงาน  รวมทั้งกำกับติดตามการดำเนินงานเพื่อให้มั่นใจว่าการควบคุมภายในยังคงมีผลตามที่ต้องการ

ค)     การดำเนินงานที่พิจารณาด้วยหลักของความคุ้มค่า หรือต้นทุน-ผลประโยชน์ (Cost benefit way)

ง)      การบันทึกธุรกรรมที่เกิดขึ้นในรายงานทางการเงินเพื่อการควบคุมภายในการดำเนินการทั้งหมดในกิจการอย่างครบถ้วน ถูกต้อง

กิจการที่มีการดำเนินงานอย่างเป็นระบบ ไม่ว่าจะเป็นกิจการขนาดเล็กหรือขนาดใหญ่เพียงใด ย่อมต้องการการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ แต่ความมีประสิทธิภาพของการควบคุมภายในพิจารณาได้อย่างไรบ้าง

เพื่อให้การควบคุมภายในเป็นไปตามที่กล่าวมานี้ กิจการจะต้อง

1. ให้ความสำคัญกับการควบคุมภายในในลำดับต้น ๆ แสดงให้เห็นว่าการควบคุมภายในเป็นพันธะผูกพันที่ผู้บริหารยึดมั่น เพื่อจะได้จัดสรรทรัพยากร บุคลากร งบประมาณให้อย่างเพียงพอ
2. มีการควบคุมภายในที่เป็นกระบวนการที่ต่อเนื่องและบูรณาการทั่งทั้งองค์กร เพราะการรำรงรักษาการควบคุมภายในได้ไม่ใช่เรื่องที่ทำเพียงครั้งเดียวแล้วจะอยู่ตลอดไป หากแต่การควบคุมภายในอาจจะต้องปรับเปลี่ยนไปตามระยะเวลา เมื่อพบว่าสถานะความเสี่ยงหรือกระบวนงานของกิจการเปลี่ยนแปลงไป ด้วยเหตุนี้ การทบทวนการควบคุมภายในจึงเป็นเรื่องที่มีความจำเป็น ผ่านการค้นหาและระบุข้อมูลความเสี่ยงที่เกิดใหม่ว่ามีมากน้อยเพียงใด
3. หลายกิจการมองการค้นหาและระบุการควบคุมภายในว่าเป็นงานที่แยกออกไปต่างหากจากการบริหารจัดการกิจกรรมและธุรกิจที่เป็นทางค้าปกติของกิจการ ซึ่งการผนวก 2 ส่วนนี้เข้าด้วยกันจะช่วยเพิ่มโอกาสในการมีการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยเฉพาะในขั้นตอนของการกำกับและติดตาม และขั้นตอนของการปรับเปลี่ยนกระบวนงาน
4. การควบคุมภายในคือการสอบทานสารสนเทศทางการเงิน รายงานทางการเงินที่ดีมาจากสารสนเทศทางการเงินที่ถูกต้อง เป็นไปตามกฎหมาย และมีการตรวจสอบที่เหมาะสม เพื่อใช้เป็นช่องทางของการตรวจค้นหาสิ่งที่ผิดปกติ  นอกจากนั้น ผู้บริหารจะต้องทำให้มั่นใจว่าพนักงานบัญชีได้ให้ความร่วมมือกับผู้ตรวจสอบ ด้วยการให้ข้อมูลทางการเงินเท่าที่จำเป็น และผู้ตรวจสอบได้ทำการประเมินเอกสารหลักฐานและสารสนเทศทางการเงินต่าง ๆ มีความถูกต้อง และเมื่อสิ้นสุดการตรวจสอบ ผู้บริหารสามารถตัดสินใจได้ว่าจำเป็นต้องมีการเปลี่ยนแปลงอย่างใดบ้าง เกี่ยวกับกระบวนการรายงานทางการเงิน
5. การจำกัดการเข้าถึงสารสนเทศทางการเงิน โดยกิจการมีความจำเป็นต้องควบคุมการเข้าถึงสารสนเทศทางการเงินที่มีความไหวตัวสูง ซึ่งจะเป็นไปได้เมื่อ

ก)     มีการมอบหมายหน้าที่ความรับผิดชอบของพนักงานบัญชีในฝ่ายบัญชีและการเงินมีความชัดเจน และมีขอบเขตที่จำกัด ไม่ก้าวก่ายกันจนแยกความรับผิดชอบไม่ได้

ข)     มีการกำหนดให้พนักงานบัญชีและการเงินมีการลาพักผ่อนที่ชัดเจน เพื่อให้มีการตรวจสอบและสอบทานโดยคนอื่น

1. การอบรมและปลูกฝังจริยธรรมและจรรยาบรรณ ทั้งนี้กิจการที่ได้ลงทุนในการอบรมด้านจริยธรรมทางธุรกิจแก่บุคลากร มีส่วนในการช่วยปรับปรุงสภาพแวดล้อมการทำงานให้ดีขึ้น โดยการให้ความสำคัญกับจริยธรรมเป็นมุมของการควบคุมภายในในแนวใหม่ที่ได้รับความสนใจและคาดหวังจากสังคมมากขึ้น จนกิจการทั้งหลายเริ่มที่จะยกระดับจริยธรรมทางธุรกิจเป็นกฎเกณฑ์หนึ่งที่ต้องมีการควบคุมภายในอย่างเพียงพอ
2. การควบคุมสินค้าคงคลังและครุภัณฑ์ เป็นรูปแบบของการควบคุมภายในในทางกายภาพ ที่ต้องมีการตรวจนับจริงอย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง การควบคุมดูแลจะต้องมีการมอบหมายความรับผิดชอบและการกำหนดระดับการเข้าถึงอย่างชัดเจนและอย่างเพียงพอ ในกรณีที่สินค้าคงคลังหรือครุภัณฑ์มีขนาดใหญ่และมีต้นทุนสูงในการเก็บรักษา กิจการจะเพิ่มการควบคุมในการบริหารเวลาที่รับมอบให้ใกล้เคียงกับเวลาที่มีความจำเป็นต้องใช้ประโยชน์จริง ไม่เก็บหรือซื้อทิ้งไว้เป็นเวลานาน

การควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ จะช่วยกิจการในการให้ความเชื่อมั่น แม้ว่าจะไม่ถึงกับให้หลักประกัน เพื่อให้วัตถุประสงค์ของการดำเนินงานทางธุรกิจบรรลุผล ซึ่งเป้าหมายดังกลาวกว้างไกลกว่าเพียงการกำกับการปฏิบัติงานประจำวันมาก และที่สำคัญการควบคุมภายในไม่ใช่เรื่องที่มาจากสามัญสำนึกอย่างที่เคยใช้กันมา หากแต่เกิดจากการบริหารจัดการและการทุ่มเทความพยายาม ทรัพยากร เวลา และงบประมาณอย่างเพียงพอ

ด้วยเหตุนี้ การพัฒนาระบบการควบคุมภายในจึงต้องมีกิจกรรมในการทดสอบ การประเมินผล และการปรับปรุงกระบวนการควบคุมภายในอย่างต่อเนื่อง

ในกิจการขนาดใหญ่ การวางระบบการควบคุมภายในยังให้ความสำคัญกับการสร้ามาตรฐานของการควบคุมภายในให้มีทิศทางและแนวทางเดียวกันในทุกฝ่ายงานภายในองค์กร และที่สำคัญการมีระบบการควบคุมภายในที่มีประสิทธิภาพ ไม่ได้แปลว่ากิจการต้องมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นเสมอไป

สนใจเชิญบรรยายหัวข้อนี้ติดต่อ sumetheeprasit@hotmail.com