เทคนิคการปรับปรุงประสิทธิภาพของงานตรวจสอบ – เรื่องที่ 539

หนังสือ การบริหารความเสี่ยงอย่างมืออาชีพ อาจารย์ จิรพร  สุเมธีประสิทธิ์

วางจำหน่ายที่ ร้านซีเอ็ด ร้าน B2S ราคาปก 179 บาท

อาจารย์จิรพร  สุเมธีประสิทธิ์

sumetheeprasit@hotmail.com

http//chirapon.wordpress.com

ความจำเป็นในการพัฒนางานตรวจสอบภายใน เพื่อนำไปสู่การสร้างคุณค่าเพิ่มแก่กิจการ ทำให้งานตรวจสอบภายในต้องแสวงหาเทคนิคหลายเทคนิคมาช่วยให้งานการตรวจสอบภายในสามารถสร้างประสิทธิภาพและเกิดประสิทธิผลมากขึ้น

ผลการสำรวจบุคลากรที่เกี่ยวข้องด้านการตรวจสอบในต่างประเทศได้มีข้อเสนอเกี่ยวกับเทคนิคการปรับปรุงประสิทธิภาพของงานการตรวจสอบภายในหลายประการ ได้แก่

ประการที่ 1 การจัดโปรแกรมเชิญผู้เชี่ยวชาญมาเสริมความรู้

ผู้ที่มีความรู้ภายในองค์กรที่ปฏิบัติงานตามหน่วยธุรกิจอาจจะมีความรู้และภูมิปัญญาในการบริหารกิจการอย่างดี ซึ่งทีมตรวจสอบภายในอาจจะเชิญมาให้ความรู้เพื่อสร้างความเข้าใจแก่ทีมตรวจสอบภายใน และสามารถนำไปใช้ในการปรับปรุงงานการตรวจสอบภายในให้มากขึ้น ขณะเดียวกันแขกรับเชิญเองจะเพิ่มความเข้าใจในมุมมองและจุดยืนของงานตรวจสอบมากขึ้น

เทคนิคแบบนี้เป็นการแบ่งปันและแลกเปลี่ยนความรู้ ทักษะ การดำเนินธุรกิจบางอย่างที่ฝังอยู่ภายในตัวบุคคลให้เป็นองค์ประกอบในการสร้างมูลค่าเพิ่มแก่งานตรวจสอบในเรื่องที่มีความเฉพาะตัวและความซับซ้อนมากเป็นพิเศษในบางเรื่อง

ประการที่ 2 เทคนิคการประเมินผลการตรวจสอบรายบุคคล

หากพบว่าการตรวจสอบติดต่อกัน 3 ปีของบุคคลใดบุคคลหนึ่งในทีมตรวจสอบไม่ได้มีการพัฒนาให้ดีขึ้น ก็ต้องถือว่าผลการพัฒนาและปรับปรุงคุณภาพของงานตรวจสอบของผู้ตรวจสอบคนนั้นไม่ผ่าน และควรจะมอบหมายให้ปฏิบัติงานด้านอื่นๆแทน

อย่างไรก็ตาม เทคนิคนี้จะทำได้ก็ต่อเมื่อมีการระบุเกณฑ์ในการยกระดับคุณภาพงานตรวจสอบรายบุคคลล่วงหน้า และสื่อสารหรือชี้แจงให้ผู้ตรวจสอบทุกคนรับทราบก่อน เพื่อจะได้วางแนวทางของตนเองในการปรับปรุงคุณภาพของงานการตรวจสอบของตน

ประการที่ 3 การปรับปรุงคุณสมบัติของผู้ที่จะเข้ามาทำหน้าที่ผู้ตรวจสอบ

ด้วยการสรรหาบุคคลที่มาจากสายงานอาชีพหรือมีพื้นความรู้ในภาคธุรกิจที่กว้างขวางขึ้น นอกเหนือจากคนที่จบสาขาบัญชีอย่างเดียว

นอกจากนั้น การหล่อหลอมผู้ตรวจสอบให้ใส่ใจในการทำงานสัมภาษณ์ในการแสวงหาความรู้ในภาคธุรกิจให้ครบวงจรยังต้องใช้เวลาและอาจจะไม่ประสบความสำเร็จกับบุคคลทุกคน

ประการที่ 4 การยอมรับให้ใช้บุคลากรจากภายนอกมาเป็นทรัพยากรร่วม (Co-Sourcing)

เนื่องจากงานการตรวจสอบจะมีบางช่วงที่ปริมาณงานมากกว่าปกติ แต่หลังจากเสร็จสิ้นแล้ว ความต้องการใช้บุคลากรก็จะลดลง กาว่าจ้างบุคลากรให้ครบทุกอัตราที่ต้องการโดยพิจารณาจากช่วงเวลาที่ปริมาณงานสูงสุด จะมีผลให้ต้นทุนค่าใช้จ่ายด้านพนักงานสูงตามไปด้วย

วิธีการที่มีการใช้บุคลากรชั่วคราวมาทำงานร่วม (Co-Sourcing) จึงเป็นทางออกหนึ่งที่หลายกิจการนำมาใช้กับงานตรวจสอบภายใน

เหตุผลที่ทำให้กิจการใช้วิธีการหาผู้ร่วมงานเพิ่มเติมชั่วคราว ได้แก่

1)     เพื่อลดช่องว่างด้านการขาดแคลนทักษะในบางด้าน โดยเลือกบุคลากรร่วมชั่วคราวเฉพาะในส่วนที่ขาดแคลนประสบการณ์ของบุคลากรที่มีอยู่ในปัจจุบันโดยทำได้อย่างรวดเร็วกว่าวิธีการสรรหาเข้ามาร่วมงานถาวร

2)     เพื่อเพิ่มความยืดหยุ่นในการปรับแผนงานการตรวจสอบได้ตามความจำเป็นด้วยการดึงบุคลากรชั่วคราวเข้ามาทำการตรวจสอบเฉพาะเจาะจงในบางด้านของการดำเนินธุรกิจ ที่บุคลากรที่มีอยู่ไม่ถนัด และส่งกลับสู่หน่วยงานเดิมเมื่อไม่มีความจำเป็นแล้ว

3)     เพื่อการบริหารและประหยัดต้นทุนดำเนินงานของหน่วยงานตรวจสอบ โดยสามารถปรับเพิ่มและลดค่าใช้จ่ายด้านบุคคลในงานตรวจสอบได้ดีขึ้นตามความต้องการ ขณะที่สามารถได้บุคลากรที่มีคุณภาพและความเชี่ยวชาญเฉพาะตามที่ต้องการได้ด้วย

ประการที่ 5 – การใช้เทคโนโลยีใหม่ๆ ในการช่วยบริหารการตรวจสอบ

ในระยะหลังๆ งานตรวจสอบมีความสนใจและพยายามหาช่องทางในการนำเอาเทคโนโลยีใหม่มาช่วยงานการตรวจสอบมากขึ้น

เทคโนโลยีใหม่ๆยังสามารถช่วยงานของผู้ตรวจสอบในรูปแบบธุรกิจบางอย่างที่ซับซ้อนและร่นระยะเวลาในการทำงานตรวจสอบตามความจำเป็น

1)     เทคโนโลยีที่ช่วยที่ช่วยงานวิเคราะห์ข้อมูลที่ได้จากการตรวจสอบ เช่น Scoring

2)     เทคโนโลยีที่รวบรวมสารสนเทศและจัดทำให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ

3)     เทคโนโลยีที่เป็นระบบงานของกิจการในการตรวจสอบ

4)     การตรวจสอบบน e-Audit

ประการที่ 6 การสร้างสัมพันธภาพที่ดีขึ้นในกลุ่มผู้ตรวจสอบผู้บริหารและผู้ตรวจสอบภายนอก

ผู้ตรวจสอบมีแนวโน้มที่จะให้ความสำคัญกับการปรับสัมพันธภาพกับผู้บริหารภายในองค์กรมากขึ้น เพราะเห็นว่าความสัมพันธ์ส่วนนี้เปราะบางและวิกฤติมากที่สุด

นอกจากกลุ่มผู้บริหารแล้ว สัมพันธภาพที่ดีกับทุกฝ่ายงานภายในกิจการ รวมทั้งประธานคณะกรรมการตรวจสอบ ซึ่งการสร้างและรักษาสัมพันธภาพกับทุกกลุ่มจะต้องมีความสม่ำเสมอเพื่อให้เกิดความเข้าใจซึ่งกันและกัน ได้มีโอกาสชี้แจงประเด็นหลักที่มีผลกระทบสำคัญต่อการดำเนินงาน และติดตามความคืบหน้า หรือประเด็นใหม่ๆ

 

สนใจเชิญบรรยายหัวข้อนี้ติดต่อ sumetheeprasit@hotmail.com